El proceso de capacitación

La capacitación es un proceso porque está compuesto de una  secuencia de actividades interrelacionadas para llegar hacia un objetivo, este proceso consta de tres grandes fases que son: diagnostico, ejecución y evaluación.

Diagnostico

Para iniciar un programa de capacitación primero es necesario realizar un diagnóstico de la situación, mediante la evaluación de las necesidades de capacitación que requiere la organización.

Este diagnóstico se elabora formulando algunas preguntas claves, tales como:

• ¿Qué? Que temas se requieren para mejorar el desempeño de los trabajadores.
• ¿Cómo? Como se han de ejecutar las capacitaciones.
• ¿Cuándo? Cuando se deben desarrollar las capacitaciones.
• ¿Dónde? Donde se ejecutaran, en la empresa o en el exterior.
• ¿Para quién? Para quien estará dirigido la capacitación
• ¿Con que? Con que presupuesto y medios se cuentan para la capacitación.
• ¿Con quién? Con quien contamos para instructores o capacitadores.

 

Asimismo es necesario determinar los siguientes factores:

La organización: Analizar si la organización está fallando en cumplir con las metas y objetivos, cuales son las principales fallas o debilidades, en que áreas hay menor rendimiento, de ser así determinar si los resultados se deben a deficiencias de conocimientos, actitudes o habilidades, asimismo determinar de cuanto presupuesto se dispone para la capacitación, en que horarios hay disponibilidad para entrenar al personal, si se cuenta con los medios e infraestructura para la capacitación, si existen instructores o capacitadores disponibles dentro de la organización, etc.

Las tareas y actividades o procesos productivos: Se analiza cómo se vienen desarrollando las tareas, como operan las maquinas, como se viene atendiendo a los clientes, cuales son las principales fallas, donde hay más errores de producción de despacho o atención al cliente, donde hay más perdidas o errores, etc. En función a ello determinar qué clase de tareas necesitan realizarse y que contenidos deben tener las capacitaciones para generar las conductas requeridas.

Los trabajadores: Se analiza el rendimiento o desempeño de los trabajadores, su motivación, sus opiniones y sugerencias y de acuerdo a ello se determina quienes o en que procesos o áreas requieren capacitación. Asimismo considerar si existe en la actualidad personal calificado o se prevé escasez de habilidades particulares en el futuro. Que personas en particular o que áreas en general necesitan capacitación y en que temas específicos.

Detección de las necesidades de capacitación

Las necesidades de capacitación surgen por influencia de factores exógenos o internos.

Por factores del entorno: El medio en que opera una empresa nunca es estático, todo lo contrario es altamente dinámico y cambiante, cambian los gustos de los consumidores, lo que implica cambios en el diseño de los productos o los servicios; cambia la tecnología lo que implica cambios en los procesos de trabajo y en la operación de las maquinas, cambian de estrategias de los competidores, lo que implica efectuar cambios en las estrategias y operaciones de la empresa, los clientes imponen condiciones en los precios, lo cual afecta en la mejora en los procesos de producción o prestación de servicios, etc.

Todos estos factores a la larga conducen a la necesidad de efectuar capacitación del personal, lo cual es una fuente para detectar las necesidades de capacitación.

Por factores internos: Las personas dentro de las organizaciones no permanecen todo el tiempo: ingresan, renuncian, cesan, ascienden o rotan lo que origina cambios de personal en los puestos y la necesidad de desempeñar nuevas funciones por tanto se requiere de nuevos conocimientos y competencias por otra parte la dirección de la empresa decide mejoras en el producto lo que implica modificar los procesos de trabajo y en el manejo de las maquinas, los ingenieros deciden cambiar hacia una tecnología más moderna, por tanto el personal requiere nuevos conocimientos para operar dichas maquinas, asimismo durante la evaluación del desempeño se detecta que el personal no rinde de acuerdo  los estándares o en el análisis de puestos se detecta que se requieren una tareas adicionales, lo que a su vez implica otras destrezas y habilidades, etc. Estas variaciones generan necesidades que el especialista deberá prever y planificar para considerarlos en la capacitación y entrenamiento del personal de la empresa.

Las necesidades de capacitación interna se pueden detectar adicionalmente en las siguientes actividades:

En la evaluación del desempeño: En esta etapa se detecta al personal que tiene desempeño por debajo de los estándares establecidos.

En el análisis de puestos: Al analizar las tareas y efectuar la especificación de puestos se detectan cuales son las competencias requeridas.

En la evaluación de puestos: Cuando se analizan los factores, la complejidad y las exigencias del puesto.

En la selección de Personal: Al hace la selección de personal se puede observar las limitaciones de los candidatos o los conocimientos adicionales que requieren antes de au asignación al puesto.

Durante la rotación de puestos, las promociones o ascensos del personal se detectan que conocimientos tienen y de que adolecen.
Información estadística extraída de encuestas o cuestionarios donde los empleados expresan los temas en los que desean ser capacitados.

Algunas de las técnicas utilizadas con más éxito para obtener información sobre las necesidades de capacitación son las siguientes: entrevista individual o grupal a los trabajadores, aplicación de cuestionarios, aplicación de evaluaciones o pruebas, opiniones de consultores externos, evaluación de cursos, crecimiento de la organización, entre otros.

Ejecución

El segundo proceso importante de la capacitación es la ejecución. Al respecto existen diversos métodos para impartir la capacitación, tanto dentro como fuera del área de trabajo, los principales métodos puede ser: conferencias, estudio de casos, la representación de papeles, la simulación, la instrucción programada, el aprendizaje, la capacitación de iniciación, la rotación en distintos puestos y otros.

Para la ejecución de un programa de capacitación es importante definir los cursos, los temarios y los destinatarios, y dentro de cada curso se debe considerar lo siguiente:

Titulo, objetivos, destinatarios, requisitos de los participantes, los principios del aprendizaje y las estrategias de enseñanza y los métodos de capacitación, el contenido temático, la modalidad y la duración, el cuerpo de expositores y la forma de evaluación.

Principios pedagógicos de aprendizaje

Los principios de aprendizaje llamados también principios pedagógicos constituyen las guías de los procesos por lo que las personas aprenden de manera más efectiva.

Mientras más se utilicen estos principios en el aprendizaje, más probabilidades habrá de que la capacitación resulte efectiva. Estos principios son participación, repetición, relevancia, transferencia y retroalimentación.

Participación: Las clases o exposiciones  deben hacer participar a los alumnos a fin de aportes ideas, experiencias y opiniones.

Repetición: Es necesario repetir y remarcar los aspectos más importantes de las clases y del curso.

Relevancia: Es importante abordar y desarrollar temas que realmente interesan a los participantes y a los intereses de la organización.

Transferencia: Los participantes al concluir su aprendizaje deben estar en condiciones de transferir sus conocimientos teóricos a su realidad especifica y a otros compañeros de trabajo.

Retroalimentación: Las clases deben ser evaluadas y los resultados de la evaluación deben permitir retroalimentar el aprendizaje que van logrando y corregir el método o la didáctica si no se están alcanzando los objetivos de aprendizaje; asimismo deben evaluarse los impactos que causan en el trabajo para establecer mejoras en el curso.

Por otra parte es necesario que los instructores tengan en cuenta las siguientes estrategias de enseñanza; utilizar  el refuerzo positivo, eliminar amenazas y castigos, ser flexibles, hacer que los participantes establezcan metas personales, hacer de la instrucción algo interesante y eliminar los obstáculos físicos y psicológicos de aprendizaje.

Evaluación

La tercera fase del proceso de capacitación implica evaluar la capacitación en términos de algún criterio derivados de la primera fase (evaluación de necesidades). La capacitación no debe ser evaluada solo en términos de cambios en materia de conocimientos, habilidades y actitudes; también y por sobre todas las cosas debe medirse el éxito en materia de incremento en los niveles de productividad y calidad laboral. Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en práctica y la medición de los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar que tan efectiva fue la capacitación impartida. Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de capacitación.

• Si la capacitación fue efectiva, se podrá observar:
• Cambio de conducta en el personal.
• Impacto positivo en la productividad de la empresa.
• Mejoria en el desempeño después de la capacitación.
• Existen otros programas de capacitación que es importante incluir dentro de lo planes de desarrollo de los empleados.